MEJORA CONTINUA DE UN PROGRAMA DE COMPLIANCE

UNE 19601

 

LA MEJORA CONTINUA EN LOS PROGRAMAS DE COMPLIANCE

 

La UNE 19601 hace referencia a la mejora continua como requisito. 

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He implantado un programa, me han entregado el manualy¿ahora qué?

La respuesta es muy sencilla: ahora hay que gestionar.

El artículo 31bis 5, numeral 6, del Código Penal establece la obligación de “verificar periódicamente el modelo y su eventual modificación cuando se pongan de manifiesto infracciones relevantes o cuandose produzcan cambios en la organización o en la estructura de control o en la actividad desarrollada que los hagan necesarios”.

La correspondencia de dicho precepto legal con la Norma Española UNE 19601 de sistemas de gestión de compliance penal la encontramos, entre otros requisitos, en el apartado10 “Mejora”, donde se distingue:

-por un lado, lo que son no conformidades y acciones correctivas (apartado 10.1);

-por otro, el apartado 10.2 dedicado a la “mejora continua”, estableciendo al respecto,como requisito, que “la organización debe mejorar de forma continua la sostenibilidad, adecuación y eficacia tanto de su política de compliance penal como del resto del sistema de gestión de compliance penal”.

Y añade que “lainformación recogida, analizada y evaluada consecuentemente, e incluida en los informes de compliance penal debería usarse como base para identificar las oportunidades de mejora de desempeño de compliance en la organización”.

la eficacia de un programa de compliane pasa necesariamente por la revisión y mejora continua

Me parece acertada la distinción:el primer apartadode la norma se refiere a una gestión que podemos llamar “reactiva”, es decir, que actúa cuando se detecta una no conformidad, estableciendo el deber de“reaccionar de manera rápida y transparente”.

El segundo apartado de la norma, por su parte, a la manera “proactiva” de gestión, es decir, aquella que identifica oportunidades de mejora y se anticipa a los problemas antes de que éstos aparezcan.

En la norma se distinguen dos formas verbales: cuando habla de “debe”, indica un requisito; cuando habla de “debería”, en cambio, indica una recomendación.

Aplicada esta distinción al apartado 10.2 de la norma resulta que la mejora continua se establece como un “requisito” del sistema de manera que su ausencia debería considerarse como un incumplimiento de la norma y, por ende, de lo que exige el Código Penal. Dicho de otra forma, no existe “sistema” si el mismo no contempla-como un proceso más- su propia mejora continua.

los informes son la fuente y base primordial de ese proceso de mejora continua

En cambio, el hecho de que se diga que los informes deberían usarse como base para identificar esas oportunidades de mejora no pasa de ser una recomendación pero, salvo que la persona que va a diseñar el sistema goce de una capacidad de inventiva digna del mismo Leonardo, no hay duda de que los informes son la fuente y base primordial de ese proceso de mejora continua.

Llegados a este puntoes fácil caer en la tentación de remitirse al conocido “Ciclo de Deming”, también conocido como “PDCA” (del inglés plan-do-check-act, esto es, planificar-hacer-verificar-actuar) o espiral de mejora continua.

Complianza Expertos en Cumplimimiento Normativo

Pero, agradeciendo al amable lector su paciencia, vamos a seguir la propia guía contenida en la norma UNE 19601 a la que ya nos hemos referido, que define la mejora continua como “actividad o proceso recurrente para mejorar el desempeño”.

¿Y qué es el “desempeño”? La propia norma lo define, a su vez, como “resultado medible.

Vemos, por tanto, que no hablamos de cosas abstractas ni del sexo de los ángeles.

Para gestionar adecuadamente la mejora continua nos vamos a valer, entre otras, de tres herramientas que se recogen de forma específica en la norma, a saber, los indicadores, las opiniones y los informes.

  1. Indicadores

Es un principio básico de la administración y dirección de empresa el que dice que “lo que no se puede medir no se puede gestionar”.

La norma habla del establecimiento de indicadores que ayuden a la organización a medir el logro de los objetivos y cuantificar el desempeño del sistema.

  1. Opiniones

La propia norma establece que la organización debe (=requisito) establecer, implementar y mantener actualizados procedimientos para solicitar y recabar opiniones sobre el desempeño.

De esa manera, añade, las opiniones deben servir como una fuente clave de mejora continua.

Es información puede venir, a su vez, del personal, los clientes, los proveedores, los reguladores y los propios registros de control de procesos y de actividad.

  1. Informes de compliance penal

Entre los distintos apartados que deben contener losinformes, la norma exige que figuren los resultados de las mediciones de desempeño del compliance penal, incluyendo las no conformidades y la mejora continua.

Los críticos de los sistemas de gestión normalizados suelen decir que éstos suelen degenerar, al cabo de unos años,en un engorroso “papeleo” que al final no sirve más que para que te den un “sello” y certificarse año tras año.

Sin perjuicio de decir que la propia norma permite el uso de registros de papel y electrónicos, existen programas informáticos en el mercado que simplifican la labor hasta el punto de que, introducidos esos registros -una labor que, por cierto, es del “día a día”-permiten generar de forma automática y mecanizada esos informes.

De esa manera liberamos al responsable de esa tarea para que pueda centrarseen el análisis de la información así estructurada que le permita, precisamente, detectar esas oportunidades de mejora.

 

Por José Ramón Sáez
Complianza, Expertos en Cumplimiento Normativo
Murcia

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