EL OFICIAL DE CUMPLIMIENTO O COMPLIANCE OFFICER COMO PROFESIÓN DE PRESENTE

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Tras la reforma del Código Penal , efectuada por Ley Orgánica 1/2015, en su artículo 31.bis 2.2º, se instaura la figura del oficial de cumplimiento o compliance officer. De esta forma, y para la “exención” de la responsabilidad de la persona jurídica se exige, entre otras medidas, que la sociedad cree un órgano con poderes autónomos de iniciativa y control a fin de supervisar el adecuado funcionamiento del sistema de prevención de delitos.

¿Nos encontramos realmente ante una nueva y prometedora profesión?  La realidad es que, aun cuando el código penal no obliga a las empresas a la implantación de los sistemas de organización y gestión para la prevención de los delitos, ésta es la única herramienta que permite la exención de la responsabilidad.  El hecho de que el código penal no contenga una imposición, unido a la poca cultura de cumplimiento preexistente, el predominio de un tejido empresarial de pequeñas y medianas empresas, la búsqueda del gasto mínimo, o incluso la conciencia irreal de que en la organización no se cometen conductas indeseables que ponen en riesgo a ésta, puede hacernos pensar que es una profesión con poca trayectoria; nada mas lejos de la realidad.

Existen dos hechos que, más allá del propio temor a la condena penal de la persona jurídica, han de impulsar la instauración de esta figura. Por un lado la implantación de los sistemas de prevención de delitos es ya una realidad en las grandes empresas, y son estas grandes empresas las que terminarán imponiendo en sus relaciones con terceros la adhesión a su código ético o implantación de sistemas propios de prevención, y ello por cuanto el debido control abarca conductas delictivas cometidas por sus grupos de interés y que pudiera repercutir en un beneficio indirecto (no se reputaría cumplidora una organización que se relaciona con otras organizaciones o empresas incumplidoras); y por otro lado nos encontramos en un país con un alto nivel de exportaciones, estableciendo relaciones comerciales en muchos casos con empresas de otros países donde la cultura de cumplimiento esta mucho mas desarrollada e implantada desde hace años, siendo frecuente la exigencia de implantación de estos sistemas de prevención. De este modo, ya sea por imposición comercial, ya por una posición competitiva mas ventajosa, las empresas deberán asimilar que la tendencia que nos marca de forma global los negocios en el siglo XXI es la de organizaciones con una cultura de cumplimiento demostrable.

Pero, ¿en qué consiste la función de compliance officer? Según el código penal este órgano debe supervisar el funcionamiento y el cumplimiento del modelo de prevención implantado. En este sentido toma gran relevancia la relación contractual existente o que se formalice entre el compliance officer y la organización pues, en puridad, el oficial de cumplimiento no asume la función de realizar e implementar los modelos de organización y gestión que incluyan las medidas de vigilancia y control para la prevención de delitos (aunque se aconseja su participación), dado que esta obligación recae sobre el consejo de administración; no obstante es frecuente que en el propio contrato se incorpore la realización de estos trabajos, o incluso se faculte para la toma de decisiones propias del órgano directivo respecto de su implantación a través de profesionales externos, hechos que pueden repercutir en la ampliación de las responsabilidades propias del cargo. Por último, cabe recordar que las funciones de compliance officer pueden ser realizadas por una o varias personas, pertenecientes a la organización o externas, lo que sin duda condiciona el contenido contractual con la organización.

No obstante la idoneidad de la persona lleva aparejada los conocimientos necesarios, para que el sistema evolucione y mejore con el tiempo -lo que implica poder determinar los nuevos riesgos de la empresa (mapa de riesgos), el manejo de sistemas de gestión, el conocimiento de los protocolos implantados, la capacidad de adaptarlos a nuevas circunstancias así como la de sus controles, la rigurosidad en el almacenamiento de evidencias, el funcionamiento del canal de denuncias, la aplicación del régimen disciplinario…etc- sin duda puede resultar muy recomendable la disociación entre las funciones de implantación y revisión del sistema de compliance y las propias funciones de compliance officer.

Aunque no se precisa de una titulación concreta o determinada para ejercer las funciones de compliance officer, sí que resulta necesario y fundamental que la persona este formada, pues lo esencial es que la figura pueda apoyarse tanto en los diferentes órganos o departamentos internos como en los técnicos externos, a los efectos de suplir eventuales desconocimientos en materias determinadas.

El oficial de cumplimiento se erige en un órgano supervisor del funcionamiento general del modelo, determinando los responsables de las distintas funciones que se circunscriben en la empresa. De esta forma es determinante que la persona esté integrada, de una forma u otra, en la organización pues el conocimiento diario de su funcionamiento posibilitará el ejercicio eficaz de sus funciones. No obstante es totalmente factible la externalización de algunas funciones concretas, como la gestión del canal de denuncias, la tramitación de las mismas e incluso la aplicación del régimen disciplinario, así como el almacenamiento de evidencias.

Resulta igualmente relevante la posición del compliance officer dentro del organigrama de la empresa. Esta figura debe ser autónoma e independiente para la vigilancia y control del programa, es decir, no estará subordinada a otro órgano, dirección, o departamento de la empresa, debiendo informar directamente al consejo de administración. Puede parecer curioso que, aun cuando sea nombrado por el propio consejo de administración, y por ende no exista una autonomía plena en su función, dentro de las labores encomendadas se deba incluir la vigilancia al propio órgano de administración. En este sentido la Circular de la Fiscalía 1/2006 aboga que para conseguir los máximos niveles de autonomía, los modelos deben prever los mecanismos para la adecuada gestión de cualquier conflicto de interés que pudiera ocasionar el desarrollo de las funciones del oficial de cumplimiento, garantizando que haya una separación operacional entre el órgano de administración y los integrantes del órgano de control que preferentemente no deben ser administradores, o no en su totalidad. Para esta independencia será determinante que la empresa ponga a disposición del oficial de cumplimento de los medios técnicos, humanos y económicos para el adecuado desarrollo de sus funciones, así como de la libertad de acceso de dicho órgano a registros, documentos, protocolos y demás información de la organización.

Estas son las notas actuales que permiten una pequeña aproximación a la figura del compliance officer, que espero haya sido de su interés.

 

Por Juan Navarro

COMPLIANZA GRANADA

 

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