LA FORMACIÓN DEL COMPLIANCE OFFICER

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LA FORMACIÓN DEL COMPLIANCE OFFICER

¿En qué y cómo ha de formarse un compliance officer?

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Como primer paso para centrarnos en la formación del Compliance Officer, vamos a partir de dos conceptos:

  • En primer lugar, de la definición que de esta figura hace el Código Penal en el artículo 31 bis, como el órgano encargado de la supervisión del funcionamiento y del cumplimiento del modelo de prevención implantado en la persona jurídica, con poderes autónomos de iniciativa y control o que tenga encomendada legalmente la función de supervisar la eficacia de los controles internos de la persona jurídica, luego esta función la puede realizar un órgano interno o delegarlo en un órgano externo de la organización, puede ser asimismo unipersonal o colegiado.
  • En segundo lugar, tendremos que tener en cuenta la estructura de la organización, ya que el Código Penal reseña que en las personas jurídicas de pequeñas dimensiones, la función de supervisión (esto es, la función que realiza el Compliance Officer) podrá ser asumida directamente por el órgano de administración de la propia entidad.
La independencia es un valor fundamental en la función del compliance officer

 

Sobre la base de estos dos conceptos, ya estemos ante un órgano unipersonal o colegiado, interno o externo, el Compliance Officer, debe en el desarrollo de su función reunir unos requisitos esenciales, que concretamos en cinco:

  • El Compliance Officer debe ser capaz de adoptar decisiones sin recibir presiones del resto de la organización o de sus superiores jerárquicos, se trata de una independencia tanto orgánica como funcional, lo que ha de suponer que tiene una absoluta libertad de comunicar cualquier incidencia o deficiencia que se detecte a la Alta Dirección de la organización.
  • El Compliance Officer ha de hacer valer sus decisiones o recomendaciones a todos los niveles de la organización, incluso hacia sus superiores, con acceso directo al órgano de la administración de la empresa, influenciar con su criterio a las personas de la organización que han de tomar decisiones, incluso a la Alta Dirección.
  • Recursos suficientes. Se debe dotar al Compliance Officer de los recursos suficientes para el desarrollo de su función, y ello en absoluta concordancia con el tamaño o la estructura de la organización. Hoy en día resulta esencial que parte de estos recursos sean informáticos, al menos para el desempeño de las funciones de monitorización del sistema implantado en la organización.
  • Acceso a la información y a todos los miembros de la organización. Es evidente que para realizar adecuadamente sus funciones, el Compliance Officer debe tener acceso a toda la información relevante de la organización, estando facultado para requerir información o documentación a cualquier órgano o persona de la organización, además de conocer las decisiones estratégicas que adopte la Alta Dirección en cuanto a las líneas de negocio.
  • Funciones y responsabilidades claramente definidas. Se han de definir claramente las funciones del Compliance Officer, documentarlas y darlas a conocer al resto de la Organización, dando así cumplimiento a los anteriores requisitos esenciales.
 El sentido común es una de las cualidades básicas que ha de tener el compliance officer

Analizados someramente los requisitos de un Compliance Officer, y sobre la base de los mismos, ya estamos en condiciones de definir finalmente cuales han de ser las aptitudes y perfil de un buen Compliance Officer, que, posteriormente, nos servirá para poder centrarnos en qué contenido ha de tener su formación.

Como en cualquier trabajo, la formación y el perfil del Compliance Officer ha de estar absolutamente en consonancia con las funciones del mismo, y sobre todas las aptitudes con las que debería contar, como puede ser su formación académica, su integridad,  su firmeza, su liderazgo, sus dotes de comunicación, su sentido de la ética personal y profesional, a lo que hay que añadir una cualidad o característica no menos importante, absolutamente relevante: el sentido común.

 El sentido común le va a servir al Compliance Officer para ser responsable, influyente, convincente, humilde y discreto.

Le va a servir para comunicarse adecuadamente con todos los miembros de la organización, incluida la alta dirección.Le va a servir a la hora de relacionarse con los stakehlders (internos o externos) de la organización, capaz de escuchar, capaz de influenciar en los mismos. Le va a servir para adoptar soluciones proporcionadas y equilibradas, ante los riesgos que detecte. Le va a servir finalmente para ser siempre íntegro y honesto y ser éticamente responsable.

El compliance officer ha de tener una formación de carácter multidisciplinar

Llegados a este punto podemos deducir que la formación del Compliance Officer ha de ser multidisciplinar, y cumplir con los siguientes requisitos:

  • El responsable de cumplimiento ha de tener -de partida- una formación académica adecuada, al menos diplomado o licenciado
  • Ha de tener ciertos conocimientos relacionados con la gestión, organización y dirección empresarial.
  • También debería formarse un Compliance Officer en sistemas informáticos de monitorización, que servirán para agilizar su trabajo de prevención, detección e información, tareas inherentes de la función de Compliance
  • Debería conocer aspectos básicos y generales sobre las normas aplicables a la organización y, concretamente a su actividad o sector
  • Formación específica sobre sus funciones como responsable de cumplimiento.
  • Debe estar actualizado continuamente en estas materias

Y finalmente un Compliance Officer debe formarse en liderazgo, en adquirir las habilidades necesarias para guiar a la organización e influenciar para que se trabaje mejor y lograr así los objetivos (comunicación, coaching, planificación estratégica, etc), , fomentando en la organización una verdadera cultura de cumplimiento ético y legal, valorando el factor humano de la organización, su capital humano.

Así dependiendo de su formación, sabrá suplir sus deficiencias haciéndose con un equipo adecuado, así si por ejemplo el Compliance Officer es un experto en sistemas de gestión, y no lo es en normativa legal, tendrá que estar debidamente asistido por un experto en asesoramiento legal.

Lo que es absolutamente imprescindible es que el Compliance Officer de una organización debe conocer al detalle la actividad empresarial que se desarrolla y el ámbito concreto de actuación.

En síntesis, formación y liderazgo, son la base para un buen Compliance Office, lo que podríamos resumir en la frase de John F. Kennedy, de “Liderazgo y aprendizaje son indispensables el uno para el otro”.

 

Por Inmaculada Sánchez
Complianza, expertos en cumplimiento normativo
Murcia

 

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