PLAN DO CHECK ACT, EL CICLO DE UN PROGRAMA COMPLIANCE

PDCA

PLAN DO CHECK ACT (PDCA): PLANIFICAR HACER VERIFICAR ACTUAR (PHVA)

CÓMO FUNCIONA UN CICLO PLAN DO CHECK ACT EN UN SISTEMA DE GESTIÓN DE COMPLIANCE

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El ciclo PDCA (Planificar, Hacer, Verificar o Controlar, Actuar) o Círculo de Deming tiene como principal objetivo la “autoevaluación”, puesto que pretende fijar los puntos fuertes que se deben mantener en la empresa y las áreas de mejora en las que actuar para la consecución de los resultados deseados.

Se trata de un proceso de mejora continua, y, como todo ciclo, una vez finalizado, obliga, en cierto modo, a volver al inicio para comprobar su efectividad.

Vamos a analizar las distintas etapas, centrándonos en su adaptación a la programación de un sistema de gestión de compliance en la empresa.

 

  1. PLANIFICAR:

Al inicio del ciclo, se debe fijar los objetivos o metas y buscar las actividades susceptibles de mejora. En este primer punto, el Compliance Officer, al igual que para la implantación del programa de compliance, ejerce la labor inicial de analizar el objeto social de la empresa y lograr buscar las medidas más eficaces para alcanzar su finalidad, incluso definiendo y asignando personal responsable dentro de la empresa (involucrando de esta forma, incluso, a los propios trabajadores) y los recursos económicos y materiales necesarios. Una buena planificación es esencial en política empresarial.

Como vemos, no sólo se asemeja, sino que traza la misma línea de actuación inicial previo a la implantación de un programa de compliance, dado que la planificación es el punto de partida esencial para conseguir posicionarse en el mercado y competir de forma eficaz con las firmas del mismo sector de actuación.

 

  1. HACER:

Una vez determinados los puntos clave para conseguir incrementar la calidad de la actividad empresarial, se debe pasar a la acción y “ejecutar” los mismos, es decir, dar empuje a las acciones planificadas.

Esto se consigue avanzando de forma paulatina en las mejoras definidas, y poniendo a prueba los objetivos que hemos fijado con carácter previo. Se puede incluso, dependiendo de la dimensión de la sociedad, realizar una prueba piloto antes de efectuar cambios a gran escala si ello fuera necesario.

Continuando la línea del ciclo, el Compliance Officer debe controlar que la planificación desarrollada se lleve a cabo en el seno de la empresa de la forma programada, y que las acciones tiendan a conseguir el logro deseado.

Podemos fijar que un programa de compliance se basa precisamente en esta línea de ejecutar los acuerdos tendentes a dotar de un plus de calidad a la empresa.

 

 

  1. VERIFICAR o CONTROLAR:

Cuando se ha implantado la mejora programada y se han puesto en marcha los mecanismos necesarios para su logro, se necesita verificar el correcto funcionamiento, así como buscar posibles desviaciones en la aplicación del plan y, ante todo, que éste cumple con el objetivo deseado.

Si dentro de este control, se observa que la mejora introducida no cumple con las expectativas iniciales, se deberán modificar y realizar los ajustes necesarios.

Este control, desde el punto de vista de la suscribiente, es el punto del ciclo más esencial, al permitir corroborar que las previsiones realizadas son las que se adecuan a lo deseado por la empresa y a los objetivos fijados.

Una vez más, centrándonos en el objeto de este estudio, argumentamos que el programa de cumplimiento tiene como una de sus definiciones primordiales la del control de la sociedad, a fin de que se cumplan los fines perseguidos, dentro de la legalidad, y de la ética empresarial.

 

  1. ACTUAR: 

El último punto del ciclo es corroborar que, una vez finalizado el periodo inicial de prueba, los resultados han sido satisfactorios en comparación con el funcionamiento de las actividades antes de haber sido implantada la reforma; en caso contrario, habrá que decidir la necesariedad de realizar nuevos cambios o, de forma más radical, desechar los implantados, y retomar de nuevo el ciclo en el primer punto de planificación.

Es igualmente el momento de aprovechar el aprendizaje y experiencia adquirida para, si no se han superado las expectativas, no volver a recaer de nuevo en los errores cometidos.

El Compliance Officer estará obligado a poner en conocimiento de los órganos de administración de la empresa el resultado de la planificación inicial, y los métodos que considere necesarios modificar para la mejora de la marcha de la sociedad.

 

Una vez finalizado el cuarto punto del ciclo, debemos volver a empezar de nuevo, para aumentar el grado de satisfacción tanto de los potenciales clientes, como del propio empresario, que se verá en una situación de competitividad más acorde que antes de la implantación del programa basado en el ciclo objeto de estudio.

 

Y esa vuelta “al principio” supone fijarnos ahora en otros aspectos empresariales dignos de modificar con el Ciclo PDCA, empezar de nuevo con otra acción de proyección de la sociedad y continuar, paso a paso, hasta conseguir los logros deseados en todos los sectores de actividad de la empresa.

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Con ello vamos a conseguir una disminución de fallos, aumento de la eficacia, solución de problemas, previsión y eliminación de riesgos potenciales. De esta forma, las actividades serán objeto de evaluación periódica para incorporar nuevas mejoras.

 

Como vemos, se trata de un sistema de gestión de calidad, ligado a las características esenciales de un programa de cumplimiento, ya no sólo normativo, con encaje en la legislación a aplicar dependiendo de la empresa en cuestión, sino de mejora de posición en el mercado, que permitirá competir de forma más ventajosa con otras empresas del sector.

 

De hecho, en varias normas ISO se hace referencia a la mejora continua y a este ciclo, por ejemplo, en la Norma ISO 9001: trata de la mejora continua del sistema de gestión de calidad, haciendo mención de forma explícita al mismo.

 

Y es que, para finalizar, no puedo dejar de hacer notar cómo el Círculo de Deming analizado es perfectamente aplicable a los aspectos empresariales que se deben observar para la implantación del programa de cumplimiento, al basarse en unas pautas esenciales de destacar para cumplir con la misión o función del mismo.

 

 

Por Amparo Ruiz
Complianza, expertos en cumplimiento normativo
Andalucía

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